گردهمآیی ها به سمت مجازی‌شدن در حرکت هستند.آیا سازمان شما نیز باید به این سمت حرکت کند؟
از زمان شیوع ویروس کرونا، ما تغییرات زیادی را در چشم انداز کسب و کارهای مختلف در این کشور (آمریکا) مشاهده کرده ایم. در حالی که اکثر مردم در وضعیت “در پناهگاه های خود بمانید” هستند، شرکتهای مختلف مجبور شده اند به روشهای جدید ارتباطی با اعضای تیم ها و مشتریان خود فکر کنند. یکی از اصلی ترین آسیب دیدگان پس از شیوع ویروس همایش ها و گردهمآیی های شرکتها و صنایع هستند. از آنجا که اطلاعات در مورد ویروس کرونا با سرعت زیادی در حال تغییر بوده است، بسیاری از تیم های برگزار کننده ی مراسمی همچون همایش ها، نمایشگاه ها و سمینارها، ناچار هستند در فرصتی کوتاه تصمیم بگیرند که آیا میتوانند گردهمآیی مورد نظر خودشان را با یک مراسم غیرحضوری دیجیتال جایگزین کنند یا بهتر است برگزاری مراسم را فراموش کنند.
در یکی دو ماه گذشته، کنگره ی جهانی موبایل، برنامه های South by South West، همایش Google I/O، مراسم NVIDIA GTC و در آخرین اقدامات المپیک تابستانی 2020 و جشنواره ی فیلم کن ملغی شدند. این اتفاق برای اکثر گردهمآیی دیگر مانند رونمایی از محصولات در حال تکرار است. اما شرکتهای هوشمندی مانند Apple, IBM, Microsoft, Dell, Intell, SAP, Qualcomm و امثال آنها به سرعت به فکر جایگزینی گردهمآیی های حضوری با مراسمی مشابه در فضای مجازی افتادند تا تماس با مشتریان خود و ارائه ی سرویس به آنها را ادامه دهند.
با وجود این که همه ی ما تجربه ی گردهمآیی های نسبتا موفقی در فضای مجازی را داشته ایم، اگر بخواهیم واقع بین باشیم، بسیاری از مراسم برگزار شده نیز بدون کیفیت و غیر جذاب بوده اند. اینجاست که به نظر من یک موقعیت طلایی وجود دارد. شرکتها میتوانند تغییر را بپذیرند و با اجرای متفاوت این گردهمآیی ها، از آنها نتایج واقعی بسیار خوبی بگیرند. سرنخ هایی که برای اجرای موفق این مراسم در فضای مجازی به نظر من می‌رسد این موارد هستند:
تصویر برند خود را حفظ کنید – تجربه ای فوق العاده برای مخاطبین خود خلق کنید.
صبر کنید….مهمترین چیزی که می‌توانید قبل از برنامه ریزی یک مراسم در فضای مجازی انجام دهید این است که از خود بپرسید “کدام خصوصیت از اجرای مراسم حضوری شرکت ما باید در فضای مجازی نیز تکرار شود تا به مخاطبین ما این حس را القا کند که ما همان برند و تصویر ذهنی را حفظ کرده ایم؟” آنجاست که بررسی دقیق شخصیت برند شما و تصویر ذهنی شرکت شما در نظر مخاطبین و انتظارشان از شما اهمیت پیدا می‌کند. موضوعاتی مثل ایجاد حس یک ارتباط نزدیک و شخصی، طراحی یک جلوه ی خاص برای برنامه و تماس های قبل و بعد از مراسم، نمونه هایی از بروز توجه شما در پیاده سازی ابعاد مختلف برنامه است. توجه به جزئیات می‌تواند تاثیر بسزایی در القای این حس داشته باشد که این مراسم، مشابهت زیادی با مراسم حضوری اصلی دارد.
محتوای مناسب و مرتبط با مراسم تهیه کنید.
لازم به ذکر نیست اما محتوایی که برای یک مراسم غیر حضوری طراحی و تامین میکنید باید بیش از پیش مرتبط و بجا باشد. مثل یک شعاع لیزر، تمرکز خود را بر روی آن چه مخاطبین شما “اکنون” نیازمند آن هستند قرار دهید نه بر روی آخرین محصول تولید شده یا جنبه هایی که مختص روش ارائه ی حضوری هستند. تلاش کنید راجع به آنچه امروز مخاطبین شما به آنها نیاز دارند و ایده های نوآورانه صحبت کنید. فراموش نکنید که خلاقیت و این که پیشنهادهای شما از موضوعاتی که گریبان گیر مخاطبین شما هستند الهام گرفته اند صحبت کنید و مطمئن باشید مخاطبین شما ارائه ی شما را بخوبی به خاطر خواهند سپرد.
به چالشهای مخاطبین و برنامه ی زمانی آنها احترام بگذارید.
یکی از موضوعاتی که باید این روزها در نظر بگیریم، تفاوتهای شرایط کاری در منزل با شرایط کاری در محل کار است. افرادی که از منزل دورکاری می‌کنند، در مقایسه با کسانی که یک روز را برای حضور در یک گردهمآیی حضوری اختصاص داده اند، مشغله های بیشتری دارند. همچنین اتفاقاتی که باعث عدم تمرکز میشوند در منزل بسیار بیشتر هستند. در اکثر موارد، فرزندان خانواده ها در حال آموزش از راه دور هستند، احتمالا همسر فرد مورد نظر شما هم در منزل حضور دارد و او نیز در حال دورکاری بوده و وضعیتی مشابه مخاطب شما دارد. چالش شما این خواهد بود که چگونه محتوایی را به روشی ارائه کنید که در عین جذابیت، بتواند با برنامه ی زمان بندی مخاطبین شما همخوانی داشته باشد.
در یکی از پادکستهایی که اخیرا ضبط کردم، تجربه ای را برای شما نقل کردم که در آن، برگزار کننده ی مراسم در فضای مجازی به مخاطبین خود یک کوپن غذای مجانی داده بود تا مشابه وقتی که افراد در یک همایش هستند، غذای مجانی یا هدایای تبلیغاتی دریافت کنند. به این فکر کنید که چه چیزی می‌تواند با در نظر گرفتن شرایط سخت کار در منزل، مراسم شما را سرگرم کننده، تعاملی و محتوا را به سادگی قابل درک نماید؟
خلق یک مراسم فوق العاده در فضای مجازی: به همه ی کانالهای ارتباطی فکر کنید.
همانگونه که پیش تر ذکر شد، همه ی مخاطبین شما زمان کافی برای نشستن در برابر صفحه ی نمایش و گوش کردن به ساعتهای متوالی سخنرانی شما را ندارند. به جای برگزاری یک سمینار مجازی (Webinar) از طریق ابزارهای متداول مانند Zoom، تلاش کنید بخشهایی از محتوای قابل ارائه ی خود را به کانالهای ارتباطی دیگر منتقل کنید. مثلا یک گفتگوی ویدئویی یا گفتگوی توئیتری راه اندازی کنید، بخشی از ارائه های ضبط شده را بر روی سایت خود قرار دهید به نحوی که مخاطبین بتوانند بخشهایی از محتوا را دانلود کنند و مجبور به مشاهده ی تمام بخشها نباشند و بتوانند آنها را در فرصتهای کوتاه روز خود مشاهده کنند. وقتی افراد در منزل “پناه گرفته اند” یعنی در هر زمان کارهای مختلفی به عهده ی آنها خواهد بود و یافتن یک فرصت آزاد طولانی برای آنها دشوار است. با این امکان، به آنها فرصت خواهید داد بخشهای مورد نظر خود را “دست چین” کنند.
خلق یک مراسم فوق العاده در فضای مجازی: بیاموزید و روز به روز بهتر اجرا کنید.
قطعا همه ی سازمان ها توانایی آن را ندارند که مراسمی را با چند دوربین به صورت همزمان فیلم برداری کنند یا به عنوان هدیه ی تبلیغاتی، کوپن غذای مجانی در اختیار مخاطبین شان قرار دهند و این موضوع قابل درک است. شرایط امروز همه ی ما، شرایط بی سابقه ای هستند. شاید باور نکنید اما حتی باغ وحش ها و سالن های کنسرت ها هم در تلاش هستند تا از طریق فضای مجازی با مخاطبین خود مرتبط باشند. احتمالا شما توان یک ارائه ی پنج ستاره را در اولین اجرای خود نخواهید داشت اما نکته ی اساسی این است که در مسیر رشد قرار بگیرید و از تجارب خود و دیگر سازمانهای مشابه بیاموزید و قدمهای بعدی بهتری بردارید.
وقتی به سلامت از دوران شیوع ویروس کرونا عبور کنیم، پیش بینی میکنم شرکتهای متعددی به اجرای مراسم و گردهمآیی ها در فضای مجازی روی بیاورند. مراسم و همایش های حضوری همواره افراد را در کنار هم جمع می‌نمایند اما اگر این دوران آزمایشی امکان برگزاری همایش های موفقی در فضای مجازی را در اختیار ما قرار دهد، قطعا این برنامه ها تکرار خواهند شد. امروزه، شرکت های موفق آنهایی هستند که در مواجهه با تکنولوژی های جدید با آنها آشنا میشوند و در مواقع لازم از آنها بهره میگیرند. من مدت زیادی از وقت کاری خود را صرف آشنا کردن سازمانها با Digital Transformation یا تحول دیجیتال میکنم و شاید این موقعیت، بهترین فرصت برای یک تجربه ی عینی چنین تحولی باشد. چه فرصتی بهتر از این برای آزمودن توانمندی سازمانها در حفظ ارتباط با مشتریان خود در فضای دیجیتال؟
توصیه ی آخر من برای سازمانها این است که از این موقعیت به بهترین وجه استفاده کنند. اضافه کردن و آزمودن یک برنامه در فضای مجازی پیش از آن که تمام رقبای شما این فعالیت را انجام دهند ایده ای قابل تامل است. چه شما مراسم سازمان خود را در فضای مجازی راه اندازی کنید و چه از یک خدمت دهنده در این زمینه کمک بگیرید، مطمئن هستم از نتایج مثبت آن و تاثیرات آن بر روی حجم فروش و راندمان کاری سازمان خود متعجب خواهید شد.
منبع: